Ведущий специалист ПУ (делопроизводство)

от 70 000 руб.

Компания "РН-СтройКонтроль"

• Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.
• Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции. систематизировать и хранить документы текущего архива.
• Оформлять и отправлять почтовую корреспонденцию, организовывать работу курьерской службы.
• Организация и направления документов специалисту по персоналу:

  -контроль графиков рабочего времени специалистов;

  - прием и регистрация листков нетрудоспособности, всех видов отпусков и прочих отсутствий персонала (в т.ч. отстранение от работы / простоев);

  - консолидация информации для составления ежегодного графика отпусков.

• Проверка табелей учета использования рабочего времени и сопутствующих документов, итоговый контроль явок, сверхурочно отработанного времени и т.д.

• Контроль перемещений в ПУ/РПУ (изменений режимов работы / ИГРВ), присвоения нормативного графика рабочего времени по работникам Общества, в течение месяца.

• Управление документооборотом, связанным с персональными данными:

  - приём заявлений от работников;

  - на открытие «зарплатного счета» в банке-партнёре по «зарплатному проекту»;

  - на смену кредитной организации (открытие счёта вне банка-партнёра по «зарплатному проекту») для получения причитающихся работнику выплат. - на получение расчетного листка в электронном виде.

• Подготовка пакета документации для согласования и приема в ООО «РН-СтройКонтроль», (в т.ч. формирование пакета документов для направления в Службу безопасности для согласования кандидата).
• Ознакомление кандидата с требованиями ЛНД, ОРД Филиала и Общества и ознакомление с должностными инструкциями (кроме вводного инструктажа по охране труда) и ознакомления с должностными инструкциями.
• Своевременное предоставление согласованных с Начальником РПУ/ПУ кадровых документов (заявления на отпуск, отгул, служебная записка на командировку, представление, служебная записка на прием, служебная записка на РВ и т.д.).
• Предоставление информации по обученным сотрудникам РПУ/ПУ и сотрудникам, планирующим пройти обучение, по согласованию с руководителем ПУ/РПУ.
• Подготовка и сопровождение пакета документов для прохождения обучения сотрудников.
• Направление списков работников для оформления полисов ДМС, получение полисов ДМС, и передача их сотрудникам.
• Проверка подтверждающих документов и формирование авансовых отчетов (вахтовый проезд работников, медицинских осмотров, справки на COVID, льготный проезд и т.д.). на основании распорядительных документам и ЛНД Общества.
• Взаимодействовать с профильными сотрудниками филиала, а также предоставлять информацию по запросам в рамках своей компетенции.
• Контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования документов.
• Взаимодействие с ООО «РН-Учет» по выписке доходных счетов-фактур и передаче оригиналов первичных документов в ООО «РН-Учет».
• Осуществлять проверку документов и форм, предъявляемых подрядными организациями к приемке/учету и подтверждающих факт затрат в соответствии с договорным объемом работ; передача первичных документов в ООО «РН Учет».
• Взаимодействие с Заказчиком по суммам, планируемым в БДПС РПУ для сверки ВГО.
• Собирать ежемесячно информацию в разрезе доходных и расходных договоров для формирования БДПС по РПУ.
• Собирать ежемесячно информацию по РПУ в разрезе доходных договоров для подготовки справки трудозатрат.
• Собирать данные по доходным договорам для формирования справки ПБУ2 в рамках РПУ, НЗП (опер отчет) и направляет данные ответственному экономисту Филиала.
• Осуществлять взаимодействие с контрагентами в рамках выполнения своих должностных обязанностей.
• Осуществлять передачу документов в ООО «РН-Учет» для учета поступления и списания СИЗ, ОС и ТМЦ.
• Принимать участие в инвентаризации ТМЦ и основных средств в рамках РПУ.
• Изучать и соблюдать локальные нормативные документы в системе нормативного обеспечения бизнеса, регламентирующие деятельность в должности ведущего специалиста в пределах своей компетенции.
• Выполнять разовые поручения, в том числе устные, руководства структурного подразделения в пределах своей компетенции.
• Выполнять требования распорядительных документов Общества по вопросам ПБОТОС, предписаний органов государственного контроля и надзора.
• Проходить обучение (подготовку) и проверку знаний (аттестацию) по охране труда, промышленной, пожарной и экологической безопасности в установленном государственными и локальными нормативными документами порядке.
• Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя, службу ПБОТОС, диспетчерскую службу о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае на производстве, аварии, пожаре, или об ухудшении состояния своего здоровья.
• Проходить предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры (обследования) в соответствии с требованиями законодательства РФ.
• В случае происшествий – принимать меры по сохранению обстановки на рабочем месте и состояния оборудования таким, каким они были в момент происшествия (если это не угрожает жизни и здоровью окружающих работников и не вызывает аварии).
• Правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты, спецодежды, спецобуви.
• Выполнять обязанности по организации и исполнению мер в области ПБОТОС в соответствии со стандартом Компании № П3-05 Р-0903«Обязанности руководителей и специалистов ПАО "Роснефть" в области промышленной и пожарной безопасности».
• При выявлении нарушений правил и норм промышленной и пожарной безопасности – приостанавливать работы до устранения нарушений.
• Принимать участие в производственных совещаниях, посвященных вопросам ПБОТОС, качеству выполняемых работ в рамках своей компетенции.
• Осуществлять деятельность в Системе Менеджмента Качества, Системе Управления охраной труда и промышленной безопасностью, Системе экологического менеджмента в со­ответствии с требованиями международных стандартов ISO серии 9000, ОН SAS 18001, ISO 14001 в пределах функциональных обязанностей

• Высшее образование, опыт работы от 3х лет;

• правила ведения документооборота компании;

• правила регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции;

• выполнение широкого круга обязанностей качественно, умение оперативно адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;

• корректное обращение с конфиденциальной информацией;

• владение навыками пользования ПК и офисной техникой (MS Office; Графические редакторы).

• Трудоустройство по ТК РФ
• График работы 5/2 с 8.00 до 17.00;
• Место работы: г. Иркутск,ул. Октябрьской Революции, д.5;
• Наставничество, обучение и профессиональное развитие, корпоративные мероприятия.
• Забота о здоровье: полис ДМС, санаторно-курортное оздоровление, предоставление работникам детских путевок в санаторный оздоровительный лагерь, компенсация абонемента в фитнес залы.
• Годовая премия.
• Корпоративная мобильная связь.
• Корпоративные предложения для сотрудников: от банка партнера.
• Социальная ответственность: материальная помощь.

Открыть контакты работодателя

Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы открыть контакты работодателя