Менеджер по работе с клиентами, офис-менеджер

1. Административно-хозяйственный контроль работы офиса ;
2. Планирование рабочего дня генерального директора (встречи, звонки, прием и пр.);
3. Ведение записи на прием к руководителю, организация приема посетителей;
4. Отслеживание сроков выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
5. Осуществление технического обеспечения деятельности генерального директора (заказ транспорта, авиабилетов, организация встреч, переговоров);
6. Снабжение офиса необходимыми расходными материалами ( бакалея,канцелярия, вода, техника,различные расходные материалы и прочее)
7. Ведение внутреннего и внешнего документооборота компаний между собой и со взаимодействующими организациями;
8. Сканирование и архивирование документов;
9. По поручению директора согласование отдельных вопросов с работниками, доведение указаний и распоряжений;
10. Организация входящей/исходящей корреспонденции (взаимодействие с курьерской службой/почтой РФ и выполнение всех сопутствующих действий в рамках задания);
11. Оформление пропусков для сотрудников;
12. Подготовка приказов и протоколирование планерных совещаний;
13. Составление реестров на оплаты , ав. отчетов по подотчетным суммам в рамках компетенций;
14. Координация корпоративной мобильной связи всего штата (подключение /отключение /оплата мобильней связи,контроль баланса и детализации счетов всех компаний УК Такота);
15. Ежемесячная отчетность ( табелирование сотрудников/подготовка отчетов ,корпоративная мобильная связь/таблицы связи ,составление плана/факта бюджета движения денежных средств в рамках департамента)
16. Консультирование клиентов по всем продуктам и услугам, предоставляемым группой компаний Такота;
17. Ведение базы в системе для автоматизации учета и обслуживания гостей(туристов)-гостевой дом в г.Байкальск "Байкалйети",бронирование номеров /консультирование гостей по всем услугам ,предоставляемым туристической базой отдыха Байкалйети.
18. Первая линия звонков, переадресация звонков, эл.писем;
19. Организации и подготовка маркетинговых и праздничных мероприятий компании.

Обязанности:
1. Подготовка договоров и их сопровождение:
Заполнение договоров, спецификаций; Координация согласования договоров между ЮД СофтЛайна и ЮД Заказчика; подписание, отслеживание получения оригинала документа, сканирование и архивирование; сбор и предоставление заказчику уставных документов, документов, подтверждающих права (выписки, сертификаты) и пр.
2. Расчет продуктов:
Расчеты через заявки в CRM (с привлечением продакт -менеджера); по прайсу.
3. Подготовка коммерческих предложений заказчику:
Сопровождение сделки с момента запроса цены до заключения сделки и передачи сопутствующих документов.
4. Работа с 1С:
Создание счетов; контроль реализаций; выкладка скан-копий подписанных реализаций в 1С; заявки на доставку корреспонденции в 1с; заявки на оплату счетов от поставщиков услуг; заявки на кредитную историю и др.
5. Работа В CRM системе:
Создание сделок, заявок, организаций; редактирование информации, внесении изменений в карточки организаций и др.
6. Задачи от руководителя:
Сбор информации с менеджеров; цикличные отчеты (своды); получение документов; нестандартные задачи в рамках работы департамента (по запросу от руководителя).
7. Работа с тендерными заявками (по запросу менеджера):
Помощь в подготовке форм, КП, документов; сбор и прошивка документов при бумажной форме подачи.
8. Административно-хозяйственная деятельность:
Снабжение офиса необходимыми расходными материалами; оплата аренды, телефонии, интернета и др.; организация входящей/исходящей корреспонденции (вызов курьера. отправка их адресатам почтой РФ и все сопутствующие действия, как подготовка конвертов, описей, реестров для отправки).
9. Участие в организации и подготовке маркетинговых мероприятий АО СофиЛайн Трейд.
10. Оформление и контроль командировок сотрудников через внутренний портал АО СофтЛайнТрейд:
Заказ транспорта, авиабилетов, гостиниц, залов, оформление виз, организация встреч; осуществление ведения всей документации по подотчетным суммам сотрудника (составление ав. отчетов и др. документации)
; возврат средства сотрудникам после командировок.
11. Координация корпоративной мобильной связи всего штата (подключение /отключение /оплата мобильней связи)
12. Первая линия звонков, переадресация.
13. Нестандартная работа в рамках департамента.
Рекомендации по запросу
Рекомендации:
Константинов Василий Олегович
Руководитель отдела по работе с крупными корпоративными клиентами
Департамент развития бизнеса в регионах РФ
Т +7 (3952) 500 632 доб. 3053 | М +7 (914) 006 15 62